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  專案管理的最終目的應該是專案在品質與時間成本兼顧之下的順利完成,而要達成如此之目標,便需要依靠專案控制,專案控制就是避免讓專案進行脫離我們預設的軌道,這是專案控制的目的,而控制的內涵不是指權力的使用,要讓一切計劃在軌道上平穩前行不失去重心,就必需倚靠"資訊",擁有足夠的資訊,才能判斷專案的過程與現狀,進而提出修正並採取行動,這才是控制專案!

  專案控制的原則應該是愈簡單愈好,從專案經理角度來看,最好只需要控制必要的專案項目,並且去除不必要的控制資訊,剩下的便是專案過程的評估與修正,至於最重要的專案成員,則應該實現讓成員小組自我控制,這就叫作KISS原則( Keep It Simple! Stupid!)用最少的控制,達到專案的目的

  要做到KISS專案管理,最主要倚靠的就是控制的內涵"資訊"。

  專案人員要能使其自我控制,就得讓他們使用專案成員所需要知道的資訊,這些基本資訊包括:明確的工作目標,成員個人根據工作目標自定的個人計劃、定義並提供成員需要的技術與資源、充份的必要授權以及成員必須能從工作中得到自我回饋

  這些都是讓專案成員可以實現自我控制的必要資訊,例如:若沒有工作目標,成員就不知道自己該做些什麼;沒有必要的授權,成員做起事將處處卡住等待專案經理同意,如此控制就全卡在專案經理身上,違反了只控制必要項目原則,如此將更容易使專案失去控制。

  控制系統與監視系統的差別,就只在於前者發現問題會作立即修正,後者則只是看見問題,但不會採取主動作業解決問題。所以專案控制的重點便是"即時發現問題並修正",也因此對於專案的狀況應該要有即時性報告讓專案經理可以進行問題補救處理,如果不能很即時至少也應該要一週產出一次專案報告,避免問題因為未及時反應處理而影響專案。

  有鑑於專案控制能更加精微,更應該定期或在專案每一個里程階段性任務完成之後啟動專案的檢討會,一方面是獲得專案過程遇到的困難經驗以習得教訓,另一方面是保持專案優點,然後帶著這些檢討資訊繼續不間斷學習與成長地進入專案下一階段,在這邊,檢討的過程所得到的知識便是資訊,而後持續學習的過程便是修正,這當然都是專案控制的一環。

  專案要成功,最重要的就是控制,控制的內涵則是資訊,然後依資訊進行專案行動與修正的過程便是專案控制,這些控制應該以簡單為原則,同時應該實現人員的自我控制,在專案過程透過檢討與即時回饋進行不間斷的學習與修正,只有必要的重要項目必須實行直接的控制,如此在一定資源下完成的專案便是一次成功而有品質的專案管理。

[Reference] 我懂了! 專案管理 – by James P. Lewis

 

201792日星期六 11:27 PM

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儒道哲學的浪漫人生

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